Uno staff che si autogestisce gli orari di lavoro? “Workshifts Canvas”

3-tidE se il tuo staff fosse in grado di organizzare la “Ruota dei turni di lavoro” in completa autonomia, rispettando le tue esigenze? 

Bella domanda.

Uno degli aspetti più interessanti del concetto di “sentirsi libero” che abbiamo, è la gestione del tempo. Del nostro tempo.

Quando lavoriamo, siamo soggetti a degli orari che ci vengono assegnati, solitamente settimana per settimana. In base a quell’orario viene organizzato il lavoro del personale. Questa turnazione viene organizzata dal manager o dal direttore.

Ci sono molti aspetti da tenere in considerazione per organizzare l’orario di lavoro di uno staff e può portare via un po di tempo. Senza considerare tutte le possibili ed inimmaginabili variazioni che possono succedere..e spesso succedono.

Oltre ad essere impegnativo,per farlo bene e renderlo davvero uno strumento “utile” ad un buon funzionamento di un locale, dovrebbe tenere in considerazione anche le esigenze del nostro staff. Quest’aspetto non è sempre considerato.

Con la mia azienda, oltre ad aggiungere competenze trasversali e intervenire su più livelli con il coaching, cerchiamo di semplificare e gestire in modi più funzionali, alcuni dei processi standard che troviamo.

Prendendo in prestito degli approcci che vengono già usati in altri ambiti, abbiamo creato una “workshifts canvas” una tela dove poter gestire gli orari. Molto versatile alle varie caratteristiche di locale, flessibile ai cambiamenti, e soprattutto gestita anche dallo staff. IMG_2930

  1. La Direzione, nelle vesti del manager o del direttore o di chiunque si occupi di gestire i turni dello staff, si trova davanti una “tela vuota” ogni settimana, da
    organizzare tenendo in considerazione i vari aspetti, come le prenotazioni già effettuate, l’andamento classico settimanale, giorni o ricorrenze particolari ed altre, ma senza “scrivere i nomi“, organizzando il lavoro dei turni “scrivendo i ruoli e le figure” che necessita in quella determinata giornata, e così per tutta la settimana.
  2. Poi la palla passa allo staff, che con un processo che aumenti la presa di responsabilità del gruppo, ogni persona si trova a poter scegliere in quali giorni lavorare e in quali turni lavorare. Avranno la possibilità di variare anche nel corso della settimana in modo agile e senza dover disturbare la direzione.

La direzione richiede delle figure che ricoprano determinati ruoli in determinati turni. Semplice no?

Lo staff in maniera democratica “scriverà il suo nome” nel ruolo e nel turno scelto. Fino a quando tutti i turni saranno riempiti seguendo le richieste fatte dalla direzione.

C’è sembrato interessante e funziona molto bene. Necessita di poco tempo per prepararla e spiegare il processo.

Piace perché:

  • Funziona bene con staff sopra le 10 persone, ma si può usare anche con meno persone.
  • Il tempo dedicato dalla Direzione è inferiore o al massimo uguale a quello speso senza questo metodo
  • Lo staff si organizzerà in un breafing di 30 minuti per “scrivere i nomi”
  • Facilita la Comunicazione interna dello staff
  • Potrebbe aumentare “la sensazione di libertà percepita” dallo staff
  • Aumenta il senso di responsabilità dei membri dello staff
  • Può agevolare la gestione dei cambiamenti e gli imprevisti
  • Può aumentare la sinergia fra la parte organizzativa e quella esecutiva
  • Porta le persone a riprendere in mano la gestione del proprio tempo in termini di orario lavorativo

Secondo me, gestire meglio il proprio tempo è una delle chiavi per stare bene, e perciò potremmo iniziare a farlo anche a lavoro, utilizzando metodi diversi da quelli che abbiamo per le mani ora.

Samuele Guidi

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